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用信息化手段  提升物业管理水平
[ 作者:深圳市物业发展(集团)股份有限公司 程贵平 方菲 | 转贴自:本站原创 | 点击数:1962 | 更新时间:2020-3-22 | 文章录入:webadmin ]

 随着房地产市场的深入发展,一座座高楼拔地而起,新建住宅小区遍布城市各个角落,写字楼、住宅小区也迎来了物业公司的专业服务。目前,物业管理已经在房地产业与其他服务业有机结合的基础上快速发展起来,形成了包括房屋维修养护、物业收费、小区保安、环境保洁、生活服务等众多服务内容在内的综合配套服务,成为一个相对独立的新兴行业。 

 

一、       物业管理中信息化建设的必要性

 

物业管理是随着城市住宅小区建设的蓬勃发展而出现的一个新兴的服务行业。随着房地产体制改革的不断深化.有关物业的数据越来越庞杂,例如,住户入住时的签报纪录、统计、汇报都是手工三级记账,这样不仅工作量大、而且还易出差错;各种类型的房屋管理之间的入住和变动情况不能准确、及时汇报,以至管理公司与管理处之间的资源调配无法科学、及时地进行,无法实现资源最优配置;资源管理不清,可靠程度低等情况;类型的划分、类别的划分没有科学依据,类型转换和数据统计分析实现困难,工作量大;企业领导无法对业务过程进行严格控制,价格体系混乱,很难对业务人员的实际工作进行全面的考核。由于物业管理涉及的管理范围较为广泛,管理内容繁杂,加上政策性等变动因素,日常工作需要耗费大量人力和物力,而采用现代化计算机管理手段是一种行之有效的解决办法。

通过信息化系统的建立,可以理顺和建立各项规章制度,理顺好各项管理流程,更好地了解住户的需求,加强个性化管理,大大降低管理人员的劳动强度和工作量,为管理公司提高管理水平提供了有利的保证。


二、通过信息化手段,建立各项规章制度

 

一个成功的企业一定要有一套科学、合理、适合本企业特点的规章、制度,来规范员工的行为。

同时要制定社区管理制度。包括制订质量保证制度、收费管理制度、财务制度、岗位考核制度等一整套必备的制度,还包括物业管理服务工作流程、投诉受理程序、报修维修程序、紧急事故处理程序等一系列程序化的规范。只有健全这些规章、制度,并积极落实,才能打造一个成功的企业。

三、通过信息化手段,理顺社区管理流程

 
1
理顺人员和住宅管理流程:通过对常住人员和暂住人员详细的录入,实现人员与住宅对应,全方位的了解小区的人员状况,加强对暂住人员的管理,有利于小区人员安全和管理。还可以根据住宅面积等要素收取物业管理费。


2
、理顺安全管理流程:对保安人员工作安排、调度等进行统筹管理;实时记录保安人员在各时间段及各区域的巡查情况;

 

3理顺公共物业管理流程:详细记录小区内公共设施状况,如:网球场、游泳池、儿童活动中心、兵乓球室、台球室、棋牌活动室、图书室、健身房、宣传栏等项目,管理人员可以根据系统的记录信息,合理安排维护时间。

4、理顺小区车辆管理流程:现在每个小区的车辆都很多,车辆是住户重要资产的一部分,要详细记录车辆的基本情况及交费情况,记录好每个车辆的进出。

 

5理顺事务管理流程:小区管理中的事务是非常多的,如会议、计划、工程、投诉处理、活动、培训、业务往来等等,本部分对这些事务进行分类管理,可以随时记录和检索各种事物。使工作安排变得清晰条例。 

6理顺财务管理流程:物业管理有许多收费项目:如:物业管理费,停车费,维护费,通过信息化系统采用灵活、准确的收费方式,可以大大降低财务收费人员的劳动强度和工作量。用计算机管理收费,灵活性、准确性大大提高。

7理顺信息管理流程:通过信息化系统收集本行业的各类信息,通过整理和分类,为公司领导提供决策依据。


四、用信息化手段  提升物业管理水平

 

1、提供个性化服务:通过信息化系统可了解各住户的实际情况,为有需求的住户提供更具个性化的服务。如:实现社区养老服务。

并通过信息化系统详细记录住户的各种事务信息,如房屋装修、报修情况、出租等,使物业管理公司向住户提供更具个性化的服务成为可能。

 

2、提供交换性管理与服务:通过信息化系统为住户提供各种公共信息,并通过信息化系统实现交互式的管理与服务,住户可在网上查询、投诉、报修、提出服务要求等,物业管理公司可以深入到每一个家庭,提供更具个性化的服务。

 

3、提高公司的管理水平:通过信息化系统实现全面的统计分析,提供领导决策依据。在物业管理的市场竞争中,计算机快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印系统,使各项数据的统计汇总、分析表格一应俱全,物业管理公司领导可以随时查阅最新的详细情况,并依次快速、准确地做出决策,提高物业管理公司的管理水平。

 

4、提升物业管理公司的竞争力:通过信息化系统可以实现一个管理公司管理多个小区,各个小区之间可以实现信息共享。各个小区定时将经营资料向总部汇报,公司总部可以随时了解各个管理处及物业公司总的经营情况,减少管理成本,提高管理水平和竞争力。

物业管理公司是社区主要的管理者,和谐社区是和谐社会的一个组成部分,我们管理的每一个社区都和谐了,社会的和谐就多了一份安定的因素。因此,建设和谐社会,物业管理责无旁贷。为了提高物业公司的管理水平,为了在激烈竞争的物业管理行业中立于不败之地,物业公司一定要充分应用好信息化系统,通过信息化系统建立好各项规章制度,理顺好各项管理流程,加强个性化管理,努力提高自己的管理水平。
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